إنجاز يسمى تكامل المعلومات
اطلاعات در جهان امروز مهم‌ترین و کارآمدترین وسیله در عرصه رقابت تجاری، فرهنگی و … به شمار می‌آید. در این میان، سازمان‌هایی موفق‌اند که بتوانند با انتخاب مناسب‌ترین روش‌ها، حداکثر اطلاعات مورد نیاز سازمان خود را تولید و جمع‌آوری کنند و با استفاده از ابزارهایی کارآمد، به پردازش این اطلاعات و گزارش‌گیری از آن‌ها بپردازند تا در انتخاب استراتژی‌ها و سیاست‌های کلان به مدیران رده‌بالای سازمان کمک کنند. شرکت نورد و تولید قطعات فولادی یکی از پیشتازان عرصه اجرایی ساختن سیستم‌های اطلاعاتی در صنعت فولاد کشور محسوب می‌شود که در سال‌های اخیر برنامه‌ریزی‌های گسترده‌ای را در خصوص اجرایی ساختن یک سیستم اطلاعات در دستور کار قرار داده است.
اطلاعات یکی از منابع باارزش و اصلی برای مدیران سازمان محسوب می‌شود. همان‌طور که منابع مالی، منابع انسانی و مواد اولیه در فرایند تولید اهمیت و ارزش خاصی دارند، اطلاعات نیز در عصر ارتباطات از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. به طور کلی، اطلاعات به صورت قابل ملاحظه‌ای بر بینش و رفتار افراد تاثیر می‌گذارد. امروزه نه‌تنها مدیران ارشد سازمان بلکه کلیه لایه‌های موجود در آن ناگریزند از اطلاعات استفاده کنند. به همین منظور، افرادی که بیشتر از سایرین درگیر اطلاعات‌اند آن را یک منبع ارزشمند همچون سرمایه و نیروی کار به حساب می‌آورند.
با توجه به اهمیت و ارزش اطلاعات و اینکه اساس کلی فعالیت‌های یک بنگاه اقتصادی را تشکیل می‌دهد، باید سیستم‌هایی را ایجاد کرد که بتوانند اطلاعات را تولید و همچنین مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از درستی و اعتبار اطلاعاتِ در دسترس در زمان مورد نیاز، به شکل قابل قبول و قابل بهره‌برداری است.
وجود اطلاعات با روایی بالا و همچنین اجرایی شدن سیستم‌هایی برای جمع‌آوری و مدیریت آن‌ها، به عنوان فرایند مدیریت اطلاعات، منافع بسیاری از جمله مشارکت بیشتر در تصمیم‌گیری و افزایش سرعت تصمیم‌گیری را برای سازمان به همراه دارد، زیرا مدیران برای برقراری ارتباط باید وقت و انرژی زیادی صرف کنند، اما بهره‌گیری از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند این صرف کردن وقت و انرژی را بسیار کاهش دهد. تحقیقات نشان می‌دهند که وجود چنین سیستم‌هایی در سازمان سبب افزایش ارتباط بین مدیران میانی و ارشد می‌شود.
همچنین تولید اطلاعات با دقت بالا و گردش آن در سطح سازمان منجر به افزایش سرعت تصمیم‌گیری مدیران ارشد در خصوص مسائل و مشکلات می‌شود. بدون اطلاعات صحیح، امکان تصمیم‌سازی در کوتاه‌ترین زمان عملا غیرممکن به شمار می‌آید؛ این زمان‌بَر بودن تصمیم‌گیری گاهی اوقات به قیمت تحمیل هزینه‌ای هنگفت بر سازمان است. افزایش سرعت شناسایی مسائل سبب افزایش سرعت تصمیم‌گیری می‌شود.
سازمان‌ها بدون اطلاعات معنایی ندارند، چون توسط اطلاعات است که می‌توان عملکرد یک شرکت را بررسی کرد و از آن آگاه شد. بنابراین برای نظم بخشیدن به اطلاعات و یکپارچگی آن‌ها باید از فرایند یا سیستمی استفاده شود که «فرایند مدیریت اطلاعات» نام دارد.
مزایای مدیریت اطلاعات
به طور کلی، اجزای مدیریت اطلاعات شامل افراد (کاربران سیستم)، اطلاعات، فرایندها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها می‌شود. وجود یک سیستم و فرایند مدیریت اطلاعات در سازمان همانند یک سیستم برنامه‌ریز و ارتباطی انجام وظیفه می‌کند و با استفاده از ابزار گزارش‌گیری، موجب تشخیص نقاط قوت و ضعف سازمان و افزایش بهره‌وری آن می‌شود. ایجاد و برقراری فرایند مدیریت اطلاعات در سازمان به خلق ارزش در کسب‌وکار و بهبود توانمندی سازمان از لحاظ تکنولوژی و منابع انسانی کمک می‌کند و امکان تهیه گزارش‌هایی با درستی و قابلیت اطمینان بالا را در کوتاه‌ترین زمان ممکن فراهم می‌آورَد و ارائه گزارش‌های تحلیلی و دقیق را برای مدیران و سرپرستان ممکن می‌سازد. این فرایند، با کاهش استفاده از فرم‌های کاغذی (کاغذبازی)، مشکلات ناشی از سیستم‌های سنتی مانند گم شدن و مخدوش شدن فرم‌ها را از بین می‌برد، قدرت پایش، تحلیل و در نهایت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد و به افزایش فروش سازمان و برنامه‌های بازاریابی آن کمک شایانی می‌کند.
مدل‌های مدیریت اطلاعات
در مدیریت اطلاعات، به سازمان به عنوان یک سیستم نگاه می‌شود. در واقع یک سیستم اطلاعاتی، سیستمی است که داده‌های خام را به عنوان ورودی می‌پذیرد و پس از پردازش، برون‌داده‌هایی را به عنوان اطلاعات و در قالب گزارش تولید می‌کند. یکی از مهم‌ترین اصول طراحی سیستم‌های مدیریت اطلاعات، نظم است. به منظور طراحی سیستم مدیریت اطلاعاتی برای یک سازمان، باید به سازمان نگاه سیستماتیک داشت. یک سازمان از منابع متنوعی همچون ماشین‌آلات، تجهیزات، سرمایه نقدی و … تشکیل شده است که در صورت وجود اطلاعاتی با روایی بالا، مدیر را در گرفتن تصمیمات کمّی و کیفی یاری می‌دهد. روش‌های مختلفی به منظور مدیریت اطلاعات در یک سازمان استفاده می‌شود. یکی از این روش‌ها مدیریت اطلاعات بر اساس شرح وظایف و مسئولیت‌های سازمانی است. سیستم مدیریت اطلاعات در هنگام توزیع آن بین قسمت‌های مختلف همچون مالی، تولید و فروش، باید از نیازهای اطلاعاتی هر یک از آن‌ها آگاهی پیدا کند. در این بین، البته اطلاعات مشترکی نیز وجود دارد که با استفاده از تکنولوژی‌های مختلف می‌توان مبحث اشتراک‌گذاری را مدیریت کرد.
در روش دیگر، می‌توان مدیریت اطلاعات را بر اساس رده‌های مدیریتی تعیین کرد. مهم‌ترین وظایف یک مدیر، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری است. این روش، بر اساس ساختار هرمی، مدیریت ارشد، میانی و عملیاتی را شامل می‌شود و اطلاعات بر اساس نیاز هر بخش برای به تصمیم‌گیری در خصوص برنامه‌های استراتژیک، میانمدت و کوتاه‌مدت، در اختیار آن قرار می‌گیرد.
سیستم‌های مدیریت اطلاعات انواع مختلفی دارند:
- سیستـم اطلاعـات مدیریـت یا (Management Information System)
- اطلاعـات پشتیبـان‌گیـری یـا (Decision Support System)
- مدیریت اجرایی یا (Executive Information System)
در سیستم «MIS»، گزارش‌ها شامل آمار، نمودار، عکس و … در اختیار مدیران قرار می‌گیرند. این کار با استفاده از یک کامپیوتر متصل به شبکه کامپیوتری و شبکه داخلی مثل اینترانت انجام می‌شود و هر کاربری می‌تواند به اطلاعات طبقه‌بندی‌شده مختص خود دسترسی پیدا کند.
سیستم‌های «DSS»، که مکمل «MIS» به شمار می‌روند، برآیند اطلاعات حاصل از «MIS» را پردازش می‌کنند و با استفاده از پایگاه داده‌های داخلی یا خارجی، به منظور تصمیم‌گیری‌های کلان، در اختیار مدیران قرار می‌دهند.
سیستم «EIS» بیشتر از نمودارهای گرافیکی به منظور دستیابی مدیران ارشد سازمان به اطلاعات سطح‌بالا برای تدوین برنامه استراتژیک استفاده می‌کند. در واقع، «EIS» نوع تخصصی‌شده «DSS» است. گفتنی است که هر سیستم اطلاعاتی دارای اجزایی مانند نرم‌افزار، سخت‌افزار، دستورالعمل، نیروی انسانی و پایگاه اطلاعاتی است. این سیستم‌ها معایبی هم دارند که عمده‌ترین آن‌ها مرتفع نکردن نیازهای خاص هر کاربر است.
پیشتاز در اجرای سیستم‌های اطلاعاتی
اقدامات و رویکردهای شرکت نورد و تولید قطعات فولادی در حوزه مدیریت اطلاعات در دو بخش افزایش کیفیت و امنیت اطلاعات قابل بررسی است. برای بررسی رویکرد شرکت در خصوص افزایش کیفیت اطلاعات، نگاهی به تاریخچه مدیریت اطلاعات در شرکت خالی از لطف نیست. رویکردهای انفورماتیک و مکانیزاسیون در مدیریت اطلاعات در شرکت سابقه‌ای دیرینه دارد، به طوری که اولین سیستم اطلاعاتی شرکت در حوزه مالی و انبارداری در سال 1374 اجرا و از آن بهره‌برداری شد. پس از آن، تا سال 1382 سایر سیستم‌های حوزه اطلاعات مدیریت به‌تدریج به صورت جداگانه توسعه یافتند و به این مجموعه ملحق شدند. با توجه به توسعه تکنولوژی و فراگیر شدن استفاده از سیستم‌عامل‌های ویندوز و شبکه‌های کامپیوتری، نخستین تلاش‌ها برای به‌روزآوری زیرساخت‌ها و یکپارچه‌سازی اطلاعات در سال 1382 انجام گرفت. روند توسعه سیستم‌ها و بهبود روال‌ها با شتاب روزافزون تا سال 1395 ادامه یافت، به طوری که از سال 1390 عملا بسیاری از روال‌های شرکت به صورت دیجیتال و بدون استفاده از کاغذ انجام شد. از این رو، شرکت قطعات فولادی در زمینه حذف کاغذ در عملیات و فرایندهای جاری، در زمره شرکت‌های پیشرو در صنعت خود قرار دارد. در یکی دو سال منتهی به 1395، شرکت متوجه عارضه‌ای در فرایند تولید نرم‌افزار و دیجیتال کردن روال‌های خود شد که با توجه به حجم بالای درخواست‌ها برای توسعه نرم‌افزار و کامل شدن تدریجی پازل سیستم‌های اطلاعاتی، به‌مرور نمود بیشتری پیدا می‌کرد. این عارضه، توسعه جزیره‌ای سیستم‌ها بود. این توسعه نامتقارن و بعضا متضاد، محل بروز اختلاف در حوزه‌های مختلف اطلاعاتی شده بود.
در این سال بود که شرکت تصمیم گرفت با برون‌سپاری بخش هسته اصلی نرم‌افزار، یک سیستم جامع یکپارچه را جایگزین نرم‌افزارهای جزیره‌ای موجود کند. این کار مانند شمشیر دولبه بود؛ از یک سو، یکپارچگی اطلاعاتی سیستم‌های شرکت را تضمین می‌کرد که اتفاقی مثبت بود و از سوی دیگر، به دلیل توسعه نامتقارن سیستم‌ها و اختصاصی‌سازی‌های بسیار زیاد انجام‌شده در برخی قسمت‌های نرم‌افزار، باعث از دست رفتن بسیاری از امکانات موجود در نرم‌افزارهای قبلی می‌شد. این امر موجب شد رویکرد جدیدی در توسعه نرم‌افزار اتخاذ شود. در رویکرد جدید، با حفظ هسته یکپارچه نرم‌افزار خریداری‌شده، امکانات سیستم‌های قبلی با بازتحلیل و نیازسنجی مجدد به صورت یکپارچه با سیستم مرکزی توسعه یافتند و این روند همچنان ادامه دارد.
در این مسیر، هدف اساسی، ایجاد شفافیت و شکستن سیلوهای کاری، حفظ یکپارچگی اطلاعات، تحلیل فعالانه با کمک ذی‌نفعان، به‌کارگیری متدهای نوین نظیر «SCRUM» در توسعه نرم‌افزار و تمرکز بر خلق ارزش برای ذی‌نفعان بوده است. از این رو، همواره رفع مشکل موجود بر ایده‌آل‌گرایی، حفظ یکپارچگی بر توسعه جزیره‌ای، حفظ تعادل میان سه عامل هزینه، زمان و کیفیت بر تمرکز صِرف بر افزایش کیفیت (به هر قیمت) و نیز اتوماسیون فرایندها بر انجام کار توسط اشخاص اولویت داشته است.
حوزه دیگری که در زمینه مدیریت اطلاعات مورد توجه شرکت قرار دارد امنیت اطلاعات است. این امر، همزمان با فراگیر شدن دسترسی به اینترنت و متکی شدن برخی از خدمات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری بر بسترهای ابری، پررنگ‌تر از گذشته به نظر می‌رسد. در این حوزه نیز شرکت، با کمک مشاوران امنیت اطلاعات و اتخاذ تصمیماتی نظیر ایزوله کردن فضای اینترنت از شبکه و همچنین به‌کارگیری نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌ها و مانیتورینگ، علاوه بر تسهیل دسترسی عمومی به منابع مورد نیاز آحاد ذی‌نفعان، تمامی تلاش خود را در راستای تامین امنیت اطلاعات به کار بسته است. گفتنی است که یکی از اهداف شرکت در حوزه امنیت اطلاعات اخذ گواهینامه ایزو 27001 است.
همان‌گونه که قبلا نیز ذکر شد، مهم‌ترین دستاورد رویکرد جدید شرکت در مدیریت اطلاعات، ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی است. این یکپارچگی در سایه حذف سیلوهای کاری، کمک به تحلیل ذی‌نفعان، افزایش شفافیت و کاهش حدسیات اتفاق می‌افتد و هدف آن ارائه اطاعات در دسترس روا (Valid) و پایا (Reliable) است. امکان توسعه گزارش‌های تحلیلی برخط (OLAP) و توسعه هوش تجاری در سازمان نتیجه اتخاذ همین رویکرد بوده است. این امر از ابتدای سال 1400 در دستور کار واحد آی تی قرار گرفت و هم‌اکنون به صورت فراگیر در شرکت مبنای پشتیبانی تصمیمات مدیریت است.
گردآوری : بابک سهرابلو